Gestionnaire de bureau / Office Manager

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Vous serez responsable de la coordination et de la supervision des activités quotidiennes du bureau de Montréal. Vous veillerez à la mise en œuvre locale des normes mondiales en matière de gestion de bureau, de sécurité physique, de santé et sécurité et de gestion des installations. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction locale afin d’harmoniser les exigences mondiales avec les besoins opérationnels du bureau de Montréal. Relevant de la vice-présidence responsable de la gestion mondiale des installations, vous contribuerez à l’élaboration et à la mise en œuvre des activités liées à la gestion des installations du bureau de Montréal.

Responsabilités

• Participer à la gestion des activités opérationnelles et administratives du bureau de Montréal, notamment l’entretien courant et préventif de l’immeuble, des systèmes et de l’équipement, les réparations générales et les services d’entretien ménager.
• Contribuer à l’élaboration et à l’application des stratégies, politiques et procédures relatives aux installations afin d’assurer un environnement de travail sécuritaire, agréable et bien entretenu, tout en favorisant une gestion efficace des coûts.
• Gérer et coordonner les déménagements internes en veillant à la satisfaction des clients internes et au respect des politiques et procédures de l’entreprise.
• Participer à la gestion des projets d’immobilisations et de rénovations. Coordonner les activités avec les équipes internes, les architectes, les fournisseurs, la direction de l’immeuble et les entrepreneurs généraux. Veiller au respect de la portée des projets et assurer le suivi des dépenses et des écarts budgétaires.
• Contribuer à la négociation et à l’administration des contrats avec les fournisseurs, notamment en obtenant et en analysant des devis et des soumissions. Veiller à la qualité des services fournis et au respect des modalités contractuelles.
• Participer à l’élaboration et à la gestion du budget du bureau de Montréal. Assurer le suivi des dépenses, documenter les écarts budgétaires et les communiquer à la vice-présidence responsable de la gestion des installations et à la direction locale.
• Coordonner les achats liés aux installations, notamment le mobilier, l’équipement de bureau, les fournitures pour la cuisine et les salles de bain ainsi que les fournitures de courrier et d’expédition.
• Collaborer avec l’équipe responsable de la continuité des activités et de la reprise après sinistre afin de mettre en œuvre les programmes de sécurité physique et de santé et sécurité qui ne relèvent pas des technologies de l’information. Contribuer notamment à l’administration des systèmes de sécurité et à la coordination des procédures d’évacuation, d’urgence et de gestion de crise.
• Coordonner la cueillette et la livraison du courrier et des colis ainsi que les services de messagerie, conformément aux politiques et règlements applicables aux envois nationaux et internationaux, y compris les exigences douanières.
• Recevoir et traiter les demandes d’envoi dans les délais prévus, en établissant les priorités au besoin.
• Veiller au contrôle approprié des accès et à la sécurité physique, tout en contribuant à offrir une expérience accueillante aux membres du personnel et aux visiteurs.
• Coordonner la livraison et la récupération des articles entreposés hors site.
• Coordonner l’aménagement des salles de conférence pour les réunions et les séminaires, y compris le déplacement du mobilier au besoin.
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire et veiller au respect des politiques et procédures applicables.
• Entretenir des relations de travail efficaces avec la société de gestion de l’immeuble, les entrepreneurs, les fournisseurs, les architectes et les autres partenaires.
• Participer à la sélection de fournisseurs pour des services tels qu...

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